En resumen
Cuando los pedidos llegan en formatos distintos y alguien los teclea a mano, la IA puede leerlos, sacar referencias, cantidades y fechas, y dejarlos cargados en tu programa. Los pedidos con dudas, como una referencia que no existe, se marcan para que los revise una persona.
Distribuidores, almacenes, imprentas, obradores: en muchas empresas los pedidos siguen llegando de mil maneras. Uno manda un Excel, otro un PDF con su propio formato, otro un email con tres líneas y otro una foto de una hoja escrita. Y alguien de la oficina se pasa la mañana tecleando todo eso en el programa de gestión.
Es una de las tareas que mejor encaja con la IA, porque el trabajo es siempre el mismo (leer, entender, copiar) aunque el formato cambie cada vez.
Cómo queda montado
Los pedidos siguen llegando como hasta ahora, sin pedir nada nuevo al cliente. La automatización vigila el buzón o el canal, lee cada pedido, identifica al cliente, las referencias, las cantidades y la fecha de entrega, y los carga en tu programa o en una hoja intermedia. Al final del proceso, tu equipo ve una lista con los pedidos cargados y los que necesitan revisión.
Los pedidos dudosos son la clave. Una referencia que no existe, una cantidad rara, un cliente nuevo o un precio distinto del habitual no se cargan sin más: se marcan para que una persona decida. Así los errores no llegan al almacén.
Lo que hay que mirar antes
- Si tu programa de gestión permite cargar pedidos desde fuera. Muchos lo permiten. Si no, la automatización puede dejar los datos preparados para importarlos de una vez.
- Que el catálogo esté ordenado. Cuanto más claras sean las referencias, más acierta la IA.
- Quién revisa. Hace falta una persona responsable de mirar la lista de dudosos cada día.
Si los pedidos acaban además en otra aplicación, como la facturación o la web, también se pueden conectar para que cada dato se escriba una sola vez. Lo contamos en integración de aplicaciones. Y si quieres un caso parecido con facturas de proveedores, tienes este artículo.