En resumen
El ahorro de una automatización se calcula multiplicando las personas que hacen la tarea por las horas semanales que le dedican, por las semanas de trabajo y por el coste de esa hora. A eso hay que sumar lo que cuestan los errores y los retrasos de hacerlo a mano, y restar el tiempo que seguirá llevando revisar.
Antes de automatizar nada conviene hacer números. No hace falta una hoja de cálculo complicada: con cinco datos que conoces de memoria puedes saber si una automatización merece la pena.
La fórmula
Horas al año = personas × horas a la semana × 46 semanas. Usamos 46 porque descuenta vacaciones y festivos. Después multiplica por lo que cuesta una hora de esas personas y tendrás el coste anual de hacer la tarea a mano.
Un ejemplo: en una distribuidora, dos personas pasan los pedidos que llegan por email a la hoja de pedidos. Cada una dedica unas cuatro horas a la semana. Son 2 × 4 × 46 = 368 horas al año. Con un coste de 18 € la hora, la tarea cuesta 6.624 € al año.
Lo que no sale en la cuenta
- Los errores. Un número mal copiado puede significar un envío equivocado, una factura que hay que rehacer o un cliente molesto.
- Los retrasos. Si los pedidos se pasan a última hora, el almacén empieza tarde. Si los emails se contestan al día siguiente, el cliente ya ha preguntado a otro.
- Lo que deja de hacerse. Las horas que libera la automatización se dedican a vender, a atender mejor o a cosas que hoy nunca da tiempo a hacer.
Y lo que hay que restar
Una automatización con IA bien hecha no elimina a la persona: le cambia el trabajo. En vez de copiar, revisa. Así que resta el tiempo de revisión, que al principio será mayor y después bajará, y el coste de la propia automatización (montaje, uso de la IA y supervisión). Lo explicamos en cuánto cuesta automatizar con IA.
En el ejemplo, si la revisión lleva una hora a la semana entre las dos personas, el ahorro sigue siendo de más de 300 horas al año. La calculadora de horas de esta web hace la primera parte de la cuenta. Si quieres que la hagamos contigo con tus datos, escríbenos.